5 Prinsip dalam Perencanaan Proyek

Dokumen rencana proyek diperlukan sebagai panduan aktivitas untuk menyelesaikan proyek, dengan tanggal mulai dan akhir yang ditentukan. Sebuah rencana proyek tidak hanya memuat jadwal proyek saja, tetapi juga sumber daya, aset, serta pencapaian dalam jangka waktu tertentu. Membuat dokumen rencana proyek, terutama dalam bentuk visual deperti diagram Gantt, memberikan gambaran mengenai keseluruhan proyek secara ringkas.

Sebuah proyek yang sukses disebabkan oleh dua hal: manajer proyek yang ulung serta perencanaan proyek yang efektif. Sebuah rencana proyek yang efektif memperhitungkan resiko secara terukur agar dapat mengatasi hambatan-hambatan yang dapat terjadi. Walaupun rencana proyek bukan menjadi jaminan bahwa proyek pasti akan berjalan sukses, tetapi tingkat kesuksesan proyek akan meningkat dengan perencanaan prohek yang efektif.

Apa yang membuat sebuah perencanaan proyek menjadi efektif? Efektivitas sebuah rencana proyek dapat dinilai dari 5 prinsip berikut.

Definisikan Lingkup dan Tujuan Proyek

Tentukan tujuan utama serta tujuan sekunder dari proyek yang Anda tangani. Lakukan riset secara mendalam untuk mengetahui tujuan utama yang perlu dicapai. Lakukan diskusi dengan berbagai pihak yang terlibat serta tim proyek Anda. Pahami kebutuhan klien agar tujuan proyek tepat sesuai sasaran. Definisikan lingkup pekerjaan secara jelas agar Anda fokus dengan tujuan proyek. Tujuan dan lingkup proyek yang didefinisikam secara jelas akan menjadi panduan utama dalam mengalokasikan sumber daya proyek.

Identifikasi Aktivitas, Tahapan, dan Jadwal Proyek

Langkah kedua dalam perencanaan proyek yang efektif adalah mengidentifikasi aktivitas, tahapan, serta jadwal proyek. Buat breakdown dari rangkaian proyek yang Anda tangani agar gambaran proyek terlihat semakin jelas. Identifikasi aktivitas, tahapan, serta jadwal dari masing-masing tahapan proyek akan memberikan informasi yang spesifik untuk memyelesaikan proyek tepat waktu.

Identifikasi Stakeholder yang Perlu Dilibatkan

Banyak proyek yang terhambat akibat kesalahan dalam mengidentifikasi pihak-pihak yang harusnya dilibatkan. Hal ini termasuk subkontraktor maupun konsultan yang perlu terlibat agar pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan lancar. Identifikasi stakeholder sudsh harus dilakukan dari awal. Banyak proyek yang terhambat akibat konsultan-konsultan yang perlu dilibatkan direkrut di tahap-tahap terakhir proyek dan harus bekerja dalam waktu singkat. Akibatnya proyek menjadi mundur karena konsultan-konsultan tersebut tidak memiliki waktu yang cukup.

Identifikasi Risiko

Tidak ada yang mengetahui kapan risiko akan muncul. Namun, Anda perlu mengantisipasi bernagai kemungkinan resiko yang dapat muncul. Gunakan Matriks Risiko agar Anda dapat melihat tingkatan risiko serta peluang munculnya risiko dalam proyek. Evaluasi Matriks Risiko secara berkala dalam siklus proyek karena setiap tahapan proyek memiliki risiko yang berbeda-beda.

Presentasikan Rencana Proyek dengan Setiap Pihak yang Terlibat Setiap pihak perlu mendapat gambaran keseluruhan proyek. Mereka perlu mengetahui kapan mereka akan mulai dilibatkan. Setiap pihak perlu keep on track agar transisi antar pemangku proyek dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan masukan dari pihak-pihak yang terlibat sehingga potensi munculnya konflik dapat diminimalisir.