Perlu atau tidaknya Whatsapp Group sebagai media komunikasi antar personil di proyek?

Di era informasi, rangkaian kegiatan maupun percakapan perlu direkam secara digital agar mudah untuk diakses di kemudian hari. Umumnya, perusahaan memanfaatkan email agar dapat berkomunikasi jarak jauh dengan karyawan-karyawannya. Email memberikan kemudahan agar koordinasi tetap bisa dilakukan walaupun tidak bertatap muka.

Namun, ketika rangkaian percakapan telah menjadi panjang, mengakses informasi di dalam email dapat menjadi kegiatan yang melelahkan. Selain itu, email juga kurang cocok untuk komunikasi yang membutuhkan tanggapan secara cepat. Apalagi di dalam proyek, komunikasi dan koordinasi secara tanggap dan cepat diperlukan demi kelancaran di dalam proyek.

Solusi yang bisa Anda terapkan adalah membuat Whatsapp Group. Aplikasi Whatsapp yang tersedia secara gratis dapat Anda manfaatkan untuk membuat group chat agar bisa berkomunikasi secara langsung dengan seluruh anggota tim. Selain itu, fitur pencarian chat juga memberikan kemudahan jika Anda ingin mengakses arsip percakapan di dalam aplikasi.

Namun seberapa perlukah menggunakan Whatsapp Group sebagai media komunikasi antar personil di dalam proyek? Apa saja keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Whatsapp Group? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, akan kami bahas lewat artikel ini.

Komunikasi Lebih Efisien

Dengan memanfaatkan Whatsapp Group, kolaborasi antar personil akan menjadi lebih praktis dan sederhana sehingga membuat komunikasi menjadi lebih efisien. Anda dapat langsung menyebarkan informasi ke seluruh personil secara cepat. Selain itu, Whatsapp Group cenderung tidak seformal menulis email. Sehingga Anda tidak perlu memikirkan rangkaian kata-kata yang formal yang dapat menghabiskan banyak waktu.

Selain itu, Whatsapp akan lebih sering diakses oleh personil Anda. Data dari Statista menunjukkan bahwa pengguna Whatsapp di Indonesia mencakup 40% dari total populasi. Dibandingkan melakukan koordinasi lewat email, komunikasi lewat Whatsapp dapat dilakukan lebih cepat.

Mengirim File dengan Mudah

Dulu alasan orang memanfaatkan email adalah kemudahan melampirkan file untuk dikirim ke berbagai personil perusahaan. Namun, fitur ini sekarang juga sudah tersedia di Whatsapp. Anda juga bisa melampirkan file di Whatsapp Group, sehingga seluruh personil dapat langsung mengakses di perangkat mereka.

Berbagai tipe file dapat Anda dapat kirimkan lewat Whatsapp Group. Yang perlu diingat adalah file-file tersebut memiliki batas waktu simpan pada server, sehingga perlu diunduh segera.

Tersedia untuk Berbagai Perangkat

Whatsapp kini tidak hanya eksklusif untuk pengguna smartphone saja. Akun Whatsapp Anda juga dapat diakses pada komputer. Semua data percakapan akan tersinkronisasi, sehingga Anda dapat berpindah antar perangkat secara mudah. Sehingga, file yang Anda kirim maupun terima pada Whatsapp di smartphone juga bisa diakses di komputer. Tentunya ini akan memudahkan personil proyek untuk berkolaborasi, bukan?

Kolaborasi adalah kunci kesuksesan proyek di era informasi. Dengan memanfaatkan Whatsapp Group, Anda dapat berkomunikasi dan berkoordinasi dengan personil secara lebih mudah. Kendala-kendala yang dihadapi di lapangan dapat diinformasikan secara cepat. Sehingga walaupun Anda bekerja secara remote, pekerjaan tetap dapat ditangani dengan baik.