10 Cara Meningkatkan Kualitas Komunikasi di Proyek Konstruksi

Komunikasi yang baik menjamin proyek konstruksi berjalan dengan lancar. Bahkan komunikasi menjadi komponen penentu dalam efisiensi waktu dan biaya selama proses pembangunan. Banyak kasus miskomunikasi dalam proyek mengakibatkan pekerjaan harus diulang akibat kesalahan spesifikasi serta pekerjaan tertunda akibat informasi yang tidak lengkap. Miskomunikasi dapat berpengaruh pada kualitas pengerjaan proyek, keamanan di lingkungan proyek, jadwal pengerjaan, hingga masalah hukum yang cukup serius.

Apa saja yang mengakibatkan miskomunikasi dalam proyek? Setidaknya ada 5 penyebab miskomunikasi di dalam proyek konstruksi yang umum dijumpai:

  1. Gambar konstruksi yang tidak lengkap atau salah. Kesalahan teknis ini dapat menyebabkan misinformasi antara tim perancang atau konsultan dengan kontraktor sebagai pembangun.
  2. Teknologi yang tertinggal. Penggunaan perangkat teknologi yang sudah ketinggalan zaman dapat menghambar proses komunikasi antarpelaku proyek. Informasi bahkan bisa jadi tidak tersampaikan karena teknologi sudah tidak didukung oleh infrastruktur yang ada.
  3. Penggunaan jargon. Terutama dalam proyek yang memiliki pelaku multikultural, penggunaan jargon-jargon yang tidak standar dapat memberikan pemahaman yang berbeda.
  4. Penggunaan istilah yang tidak tepat. Beberapa pelaku proyek kadang tidak benar-benar memahami istilah yang mereka gunakan. Contohnya kata granite tile. Istilah ini di Indonesia sering digunakan untuk mengacu pada material yang sebenarnya merupakan homogeneous tile. Keduanya merupakan material dengan bahan baku yang berbeda. Penggunaan istilah yang tidak tepat atau tidak standar dapat mengakibatkan kesalahan spesifikasi material, terutama bila Anda bekerja dengan pihak luar.
  5. Misinterpretasi simbol. Penggunaan simbol dalam proyek memang membantu untuk membuat komunikasi menjadi singkat dan jelas. Namun tanpa pelatihan yang menyeluruh, bisa jadi terjadi perbedaan pemahaman terhadap simbol. Satu simbol bisa dipahami berbeda oleh kebudayaan yang berbeda.

Agar tidak terjadi miskomunikasi atau misinformasi, kualitas komunikasi perlu ditingkatkan di dalam proyek. Bagaiman cara meningkatkan kualitas komunikasi agar proyek berjalan dalam lancar? Berikut adalah 10 cara yang dapat Anda terapkan untuk memperbaiki kualitas komunikasi dalam proyek konstruksi.

Optimalkan penggunaan perangkat teknologi

Saat ini ada banyak sekali perangkat teknologi yang dapat membantu Anda mengatur proyek secara efisien. Software-software manajemen proyek seperti Microsoft Project contohnya, dapat membantu Anda membuat jadwal proyek secara mudah. Ketergantungan antar pekerjaan pun dapat dibuat secara otomatis, sehingga mengurangi kesalahan akibat penjadwalan yang dibuat secara manual. Anda dapat melihat jadwal keseluruhan proyek dalam waktu yang relatif singkat.

Sampaikan pesan dalam berbagai cara

Banyak manajer yang menyalahkan anggota timnya akibat salah memahami pesan yang disampaikan. Padahal bisa jadi cara Anda menyampaikan pesan memiliki ambiguitas. Contohnya, dalam menyampaikan informasi penggunaan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) di proyek. Apakah cukup dengan menuliskan cara pemakaian dengan format teks saja? Tentu informasi akan lebih mudah dipahami apabila ada ilustrasi cara pemakaian secara visual yang melengkapi penggunaan teks tersebut. Sampaikan pesan lewat berbagai cara atau format penyampaian agar informasi yang diterima semakin lengkap.

Rantai Komando yang jelas

Buat rantai komando yang jelas. Berikan wewenang yang jelas pada anggota tim. Rantai komando yang jelas menjamin komunikasi disampaikan secara baik. Pertegas hierarki anggota tim dalam proyek. Hal ini untuk menjamin bahwa informasi yang diterima simpang siur. Jalur komando yang jelas dapat menghindari simpang siur informasi karena setiap informasi sudah diverifikasi terlebih dahulu.

Singkat dan padat

Tidak perlu menyampaikan perintah secara bertele-tele. Apabila rapat koordinasi dapat dilakukan dalam waktu 10 menit, tidak perlu memperpanjang rapat hingga 30 menit hanya untuk memperlihatkan bahwa Anda punya wawasan luas. Semakin singkat dan padat, misinterpretasi informasi dapat dihindari. Anggota tim juga dapat mencerna dengan baik inti pesan yang ingin Anda sampaikan.

Tingkatkan kemampuan pemakaian software

Kemampuan drafting saja tidak cukup bagi drafter. Mereka juga perlu tahu cara menampilkan clash detection untuk mengantisipasi konflik antarbidang pekerjaan. Ini juga berlaku pada bidang-bidang pekerjaan lainnya. Tingkatkan kemampuan mereka dalam menggunakan software agar penggunaan software dapat menjadi optimal membantu pekerjaan proyek Anda.

Pelatihan berkelanjutan

Latih terus anggota Anda dengan best practice terkini dari industri. Perbaharui pemahaman mereka terhadap teknologi konstruksi terkini. Anda tidak boleh merasa puas, karena tantangan proyek konstruksi semakin berkembang.

Terbuka terhadap saran

Dalam proyek yang melibatkan berbagai pihak dan kepentingan, Anda harus mampu berpikiran terbuka. Terutama jika Anda berperan sebagai manajer proyek. Ingat bahwa setiap pelaku proyek memiliki keahlian masing-masing yang dapat melengkapi pemahaman Anda. Anda akan dihargai bukan karena pendapat Anda menang di setiap perdebatan, tetapi karena Anda mau mendengar pendapat dari berbagai pihak. Apabila Anda terbuka terhadap saran, orang-orang akan senang hati berkomunikasi sehingga pesan dapat disampaikan secara lancar.

Infrastruktur Komunikasi

Pastikan bahwa infrastruktur komunikasi tersedia di lokasi proyek. Lihat apakah provider yang Anda gunakan sinyalnya tersedia di lokasi proyek? Apakah jaringan internet lancar? Anda harus siap agar perangkat yang Anda miliki dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan lancar.

Kru yang Terlatih

Kru yang terlatih sudah paham dengan berbagai istilah-istilah standar yang digunakan di proyek. Investasikan dana yang Anda miliki untuk mempekerjakan kru-kru terlatih agar miskomunikasi semakin dihindari.

Multibahasa

Identifikasi bahasa yang digunakan oleh pekerja proyek Anda. Di negara seperti Singapura, bahasa Tamil, Inggris, Mandarin, serta Melayu digunakan secara bersamaan agar keempat bangsa tersebut mendapatkan informasi yang sama. Apabila pekerja di proyek Anda ada yang berbicara dengan bahasa yang berbeda, berikan informasi dalam bahasa yang ia gunakan agar informasi benar-benar jelas dipahami oleh setiap pekerja.